Artikel ini akan membahas seputar manajemen file. Di dunia ini, orang terkadang membutuhkan sesuatu yang absurd. Tanpa arti, dan dia bisa lakukan sehari-hari. Absurd barangkali karena kegiatan itu sama sekali bukan kegiatan yang ‘produktif’. Well, kata produktif itu memang dead end bagi seorang yang dewasa di mana seharusnya lebih memikirkan jalan lebih cepat menuju kaya. Bila tidak melakukan hal macam itu, ambil jalan pintas, jadilah seorang pendoa. Jika tidak, Anda buang waktu namanya. Di antara pekerjaan membuang waktu itu konon adalah manajemen file?
Apa Itu Manajemen File?
Manajemen file itu apa sih? Buat apa sih manajemen file itu? Penting ga sih manajemen file itu? Bisa jadi duit ga sih manajemen file itu? Terkesan pertanyaan semacam itu sangat meremehkan pekerjaan kecil yang dinamakan manajemen file. Di mana Anda perlu sedikit meluangkan waktu, membuka komputer Anda, dan melakukan semacam kegiatan ‘merapikan’ files-files di dalamnya. Itulah yang disebut manajemen file.
Kegiatan manajemen file itu sama halnya dengan kegiatan mengupil barangkali atau lebih rendah lagi intensitas kepentingannya. Karena terkadang files dirapikan ketika komputer kita tengah bermasalah dan kita pukul rata penyebabnya dengan mengajukan teori. Ini pasti gara-gara filesnya kebanyakan.
Anda sungguh keliru bila masih berada dalam mindset macam itu. Manajemen file itu memiliki impact yang besar bila Anda mencermati, bahwa akan ada suatu hari di mana Anda bermasalah dengan waktu satu dua detik saja. Namun, Anda begitu kikuk ketika mengetahui bahwa seseuatu yang Anda butuhkan ternyata membutuhkan kerapian dan manajemen file yang tidak pernah Anda lakukan seumur hidup Anda.
Selain itu, Anda begitu mudah terjebak dalam distorsi pendapat sisi ignoran yang mengaggap bahwa files komputer itu sesuatu yang ‘easy as there are’. Pembayangan yang super keliru. Ketika Anda sadar, bahwa bisnis utama di dunia ini yang nilainya milliaran dollar dan mengantar orang yang terlibat menjadi orang kaya sejagat ternyata justru berkaitan dengan manajemen file.
Ambil contoh kecil mindset manajemen file versi Sergei Brin dan Larry Page. Apa yang dia lakukan terhadap Google bukan hanya sekadar mesin mencari, tetapi juga mesin library yang melakukan pula tindakan manajemen file. Membuat files satu lebih penting dan akurat dari files lain yang hendak dicari oleh seorang surfer.
Apa lantas yang paling lawas, si Zuckerberg? Facebook Timeline, yang dibuat untuk mempermudah orang memanajen file tentang dirinya di facebook dengan cara urutan waktu. Sebenarnya apa sih yang ditawarkan dari manajemen file? Secara psikologis satu hal saja dan itu rupanya yang menjadikan manusia itu mengeluarkan hal yang paling worth di dunia ini, “kenyamanan”.
8 Tip Manajemen File
Pernah orang berpikir bahwa manajemen file hanya berlaku bagi untuk file-file kertas? Pikirkan lagi. File di komputer perlu untuk terorganisir dengan baik dan terurut berdasarkan up-to-datenya. Bila senang menulis, bila senang bermain games, Anda akan familiar dengan kata space dan slot. Betapa begitu kerepotan karena space komputer Anda sangat terbatas, padahal Anda tidak melakukan uploading data secepatnya.
Bagi yang terbilang rapi melakukan manajemen file, mereka tidak mengenal adanya ruang penuh. Setiap ruang dalam komputer selalu kosong, namun bukan berarti dia tidak produktif. Dia punya library data, entah dalam bentuk piringan CD, entah dalam bentuk Drive eksternal. Tapi, yang jelas ketika komputernya on, dia tinggal nyantai berkerja dan melakukan pekerjaannya dengan rapi dan nyaman.
Jika sudah memahami kepentingan besar di balik manajemen file, tip di bawah ini bisa Anda perhatikan lebih lanjut. Urusan Anda hanya membuat folder dan subfolder, dan bukankah ada fasilitas shorcut yang menjadikan pekerjaan Anda jauh lebih efektif dan efisien?
- Mengatur dengan file berdasarkan jenis file. Membuat aplikasi editing lebih mudah dengan membuat sebuah folder berdasarkan karakteristik filesnya. Misalnya, executable untuk Word, PowerPoint dan sejenisnya cukup diletakkan dan berada di folder Program Files. Jjangan letakan files eksekusi di folder lainnya.
- Satu tempat untuk semua. Tempatkan semua dokumen dalam folder My Documents dan tidak ada di mana lagi. Jadi, apakah itu spreadsheet, surat atau presentasi PowerPoint, ada fasilitas dalam My Document di mana files selekasnya dibuat backup.
- Buat folder tersendiri dalam My Documents. Ini adalah laci lemari dari arsip komputer Anda. Gunakan bahasa sederhana untuk nama folder Anda. Namai dengan jelas. Anda tidak ingin melihat daftar folder di masa depan dan bertanya-tanya apa “TFK?” atau singkatan lainnya yang Anda lupa apa itu sebelumnya.
- Buat subfolder. Buat subfolder lain dalam folder tersebut berdasarkan riwayat dan tahun di buat. Ini mudah karena setiap files memiliki tanggal kapan terakhir kali disave. Saya biasa membuat subfolder berdasarkan bulan dan tahun. Misalkan tulisan pada bulan Januari 2019, apa saja yang pernah saya tuliskan.
- Jadilah spesifik. Berikan file nama files dengan logis. Inilah fungsi dari rename files. Membuat Anda bisa memberikan nama-nama khusus dan termasuk tanggal di nama file jika memungkinkan. Tujuannya ketika untuk dapat mengatakan apa isi dari file tersebut persisnya tanpa harus membukanya dan atau melihatnya. Ini lebih menghemat waktu Anda. Jadi jika membuat dokumen faktur ke pelanggan, Anda tinggal merepotkan diri sedikit dengan semacam list kode pada data files Anda. Di mana list code yang diketahui itu Anda tempel di dinding mading Anda.
- Langsung save files apa pun yang Anda buat. Waktu terbaik untuk melakukan save dokumen adalah saat pertama kali menciptakannya. Sebelum Anda membiasakan diri membuat Save As, sebenanrya ada fasilitas yang membuat save as itu jadi sedikit ketinggalan kereta. Namanya adalah new files, ketika Anda melakukan klik kanan dalam area folder atau subfoder, muncul toolbar dengan pilihan new files. Ingin lebih cepat lagi, buatkan template. Saya setidaknya menyisakan satu template pada folder ketikan dan mengcopasnya.
- Order file Anda demi kenyamanan. Jika ada folder atau file yang terlampau penuh, misalkan daftar bacaan yang telah Anda copas melalui internet, hal pertama yang dilakukan adalah melakukan penimbangan seberapa penting Anda menggunakan data itu. Melakukan manajemen file dengan cara memaksimalkan fungsi delete. Mungkin Anda juga bisa melakukan rating files. Misalkan pada folder di tuliskan penting, sangat penting, masih kurang penting. Atau berdasarkan urutan prioritas, deadline, sebulan lagi, dua bulan lagi, dan sejenisnya.
- Back up file Anda secara teratur. Apakah Anda menyalin file Anda ke drive lain atau ke dalam bentuk piringan. Files yang Anda buat adalah bagian dari jiwa Anda yang pada saat itu Tuhan sedang membisisikkan sesuatu yang sangat penting kepada Anda. Semacam eureka dan inspirasi yang barangkali berguna di masa depan. Untuk itulah, jangan pernah ragu melakukan back up files. Ini berlawanan dengan delete files jika Anda merasa hal semacam itu masih bisa direcall dikarenakan begitu popular dan bisa Anda temukan kapan saja.
Selanjutnya yang Anda butuhkan dan yang terakhir adalah konsistensi, yaitu lebih kepada bagaimana Anda bisa memahami betapa pentingnya manajemen file. Memang sih komputer Anda itu benda mati. Tapi komputer Anda akan memperlihatkan siapa Anda sebagaimana saya senang sekali mengintip kepribadian orang dengan cara melihat bagaimana dia merapikan files dalam komputernya sendiri.
